„Otoczenie prawne eventu” to temat przewodni, który poruszono podczas piątej już debaty Stowarzyszenia Branży Eventowej, dedykowanej uczestnikom polskiego rynku eventowego oraz przedstawicielom firm – zleceniodawców. Podczas debaty dyskutowano m.in. o zasadach przygotowywania umów i kluczowych zapisach mających na celu chronienie wszystkich stron kontraktu, kwestiach płatności i innych obszarach istotnych we współpracy na linii klient – agencja w branży eventowej, a także etyce branżowej, w tym prawach do tworzonych przez agencje eventowe konceptów kreatywnych. Debatę poprowadził dziennikarz magazynu MICE Poland – Michał Kalarus. Partnerem prawnym wydarzenia była firma LexCare, a patronami medialnymi MICE Poland, Press i eventmapa.pl. Debata odbyła się 18 czerwca br. w warszawskim Centrum Eventowym SPACE.
W dyskusji „Otoczenie prawne eventu” udział wzięli:
- Marta Walędziak-Skowrońska, radca prawny w firmie LexCare,
- Renata Razmuk, Key Account Manager w Renault Polska,
- Magdalena Kozicka, Senior Project Manager i Członek Zarządu Mea Group,
- Maksymilian Murawski, dyrektor rozwoju EXPO Arena Ostróda,
- Wojciech Zbroja, prezes Rent Design.
Do dyskusji włączyli się również goście debaty, którzy z wieloma interesującymi ich kwestiami prawnymi i licznymi pytaniami zwrócili się do biorącej udział w debacie prawniczki, Marty Walędziak – Skowrońskiej z firmy LexCare.
Podczas debaty poruszono kilka głównych wątków prawnych związanych z organizacją eventów. Wśród nich na pierwszy plan wysunął się temat branżowej etyki, a w szczególności kwestii ochrony praw do koncepcji kreatywnych przedstawianych klientom w procesach przetargowych. Uczestnicy debaty, którzy zgodnie stwierdzili, że nieetyczne praktyki, takie jak wykorzystywanie autorskich konceptów w przypadku odrzucenia agencji w przetargu, czy realizacja cudzych konceptów przez inne podmioty obecne na rynku, są stosunkowo często spotykane. – Scenariusz musi być chroniony. W przetargach warto więc zastrzec prawa autorskie odnoszące się do koncepcji kreatywnej – powiedziała Marta Walędziak-Skowrońska, radca prawny w firmie LexCare. – Rozwiązaniem może być także podpisanie tzw. klauzuli poufności. Uczestnicy dyskusji zgodnie potwierdzili, że sytuacja ta jest trudna i wymaga uregulowań prawnych, szczególnie w obliczu faktu, że w obecnej chwili agencjom pozostaje droga sądowa, na którą decydują się rzadko w obawie przed utratą klientów. Paneliści poruszyli także temat podpisywania umów i wprowadzania do nich zapisów chroniących wszystkie strony kontraktu. Rozmówcy zwracali uwagę na konieczną dbałość o doprecyzowywanie podziału obowiązków i zakresu odpowiedzialności pomiędzy kontrahentami, kwestii terminów, płatności, czy odpowiedzialności za szkody podczas realizowanych eventów, a także kar umownych, czy ustaleń pomiędzy stronami w przypadku odwołania wydarzenia z przyczyn niezależnych, spowodowanych okolicznościami zewnętrznymi. Przede wszystkim jednak zwrócono uwagę, że w polskich realiach, w których agencje i zleceniodawcy niejednokrotnie współpracują ze sobą nie dochowując obowiązku podpisania umowy przed realizacją eventu, jest to element konieczny, chroniący interesy obu stron.
Debata odbyła się 18 czerwca 2015 r. w Centrum Eventowym SPACE przy ul. Kolejowej 37/39 i była połączona z inauguracją działalności ogrodów SPACE dla branży MICE.
Centrum Eventowe SPACE to zlokalizowane w centrum Warszawy miejsce oferujące profesjonalnie przygotowaną przestrzeń do organizacji różnego typu eventów, w tym imprez firmowych, szkoleń, konferencji, koncertów, pokazów mody, czy targów. SPACE to ponad 2 tys. metrów kwadratowych powierzchni, nowoczesny sprzęt techniczny, basen, własny catering i sushi bar oraz strzeżony parking dla VIPów. Od niedawna również specjalnie zaaranżowane ogrody SPACE. W 2013 r. lokalizacja zdobyła w Cannes prestiżową nagrodę Nightlight Awards. Od lutego 2015 r. Centrum Eventowe SPACE jest członkiem Stowarzyszenia Branży Eventowej.
Cykl branżowych debat organizowanych przez SBE zainaugurowany został w kwietniu 2014 roku. Wydarzenia dedykowane są uczestnikom polskiego rynku eventowego oraz ich zleceniodawcom. Celem cyklu jest wymiana wiedzy i doświadczeń, kreowanie nowych trendów, a także edukacja osób związanych z rodzimą branżą eventową. Podejmowane podczas debat tematy dotykają zarówno ogólnej specyfiki eventów, jak i wąskich specjalizacji związanych z ich organizacją. Dotychczas SBE zrealizowało cztery debaty, podczas których podjęto takie tematy, jak: ‘Miejsce eventu wśród narzędzi marketingowych’, ‘Trendy w spotkaniach świątecznych’, ‘Wybór lokalizacji jako strategiczny punkt planowania eventu’ oraz ‘Czym jest efekt WOW w eventach i jak go osiągnąć?’.
