STANOWISKO PRZEDSTAWICIELI BRANŻY MICE DOT. SYTUACJI ZWIĄZANEJ Z KORONAWIRUSEM (SARS-COV-2)

 

W imieniu organizacji zrzeszających podmioty działające na szeroko rozumianym rynku organizacji wydarzeń i wyjazdów biznesowych w związku z aktualną sytuacją pragniemy przedstawić nasze wspólne stanowisko.

W pierwszej kolejności chcielibyśmy zwrócić uwagę zarówno wszystkim organom i instytucjom państwowym, jak i klientom końcowym (korporacje, organizacje prywatne, organy administracji państwowej etc.), że tzw. rynek branży MICE stanowi wartość ok. 3 mld PLN zatrudniając przy tym ponad 30 000 osób w rozbudowanym łańcuchu dostaw, na który to składają się m.in. organizatorzy wydarzeń / wyjazdów, obiekty / hotele, dostawcy takich usług jak m. in. transport grupowy / lotniczy, logistyka, catering czy wyposażenie scenotechniczne. Co ważne ponad 95% podmiotów działających w naszej branży stanowią przedstawiciele sektora MŚP z polskim kapitałem, zasobami i know-how.

Podstawą naszej działalności jest organizowanie spotkań / wyjazdów, które w ciągu roku realizujemy z różną intensywnością zależną od celów biznesowych, dostępnych środków i harmonogramów naszych klientów. Nie są to zatem długoterminowe kontrakty gwarantujące nam np. ciągłość świadczenia usług przez dłuższy okres.

Mając na uwadze powyżej wymienione czynniki ekonomiczne, wpływ branży MICE na PKB Polski, a także liczbę miejsc pracy w naszej branży, apelujemy jako branża o odpowiedzialne, przemyślane podejmowanie decyzji, zawsze w oparciu o informacje sprawdzone, pochodzące z godnych zaufania źródeł (dla naszego sektora bezpieczeństwo uczestników naszych projektów również jest najważniejsze).

W związku z powyższym decyzje podejmowane na szczeblu państwowym, jak i przez poszczególne organizacje (ze szczególnym uwzględnieniem światowych korporacji) dot. de facto anulowania “z dnia na dzień” wszystkich projektów o charakterze wydarzeń i wyjazdów na okres najbliższych sześciu miesięcy powodują bardzo wysokie ryzyko niewypłacalności i zaprzestania prowadzenia przez nas działalności w trybie natychmiastowym.

Możemy porównać tę sytuację do stanu klęski żywiołowej. Wyobraźmy sobie, że nagle z jakiegoś powodu niemożliwa staje się sprzedaż uprawianych plonów. W krótkim czasie znikają z rynku producenci rolni. Cały łańcuch dostaw zostaje przerwany. Cierpią dostawcy nasion, przetwórnie rolne, producenci nawozów, maszyn, leasingodawcy i pracownicy rolni. Po zakończeniu klęski niezwykle trudno odbudować będzie zdolności wytwórcze, straty pojawią się na każdym etapie łańcucha dostaw, a odrodzony popyt rynku będzie niezaspokojony.

Wychodząc zatem naprzeciw tym zagrożeniom, które pojawiają się w dynamice “dniowej” – takim jak m.in.: widmo konieczności redukcji kosztów stałych (m.in. zwolnienia grupowe), kończące się linie kredytowe czy brak płynności finansowej prowadzący m.in. do braku możliwości regulowania zobowiązań wobec naszych dostawców dot. anulowanych zleceń zwracamy się zarówno do instytucji państwowych, jak i sektora prywatnych zleceniodawców (korporacje, prywatne firmy etc.) o partnerstwo w tej kryzysowej sytuacji, otwartą komunikację oraz wsparcie w następującym zakresie:

 

WSPARCIE INSTYTUCJONALNE ZE STRONY PAŃSTWA:

  • Jednorazowe lub ratalne bezpośrednie wsparcie finansowe dla firm z naszego sektora ze strony budżetu państwa;
  • Uruchomienie łatwo dostępnych i nisko oprocentowanych linii kredytowych ze strony państwowych instytucji finansowych jak chociażby BGK;
  • Ulgi i zwolnienie podatkowe dot. CIT i ZUS (w okresie tej sytuacji nie będziemy w stanie regulować tych zobowiązań ze względu na brak zleceń ze strony naszych klientów oraz w przypadku zwolnień grupowych koszty przejdą na Skarb Państwa);
  • Utrzymanie trwających//będących w toku projektów (wydarzenia i wyjazdy) ze strony spółek Skarbu Państwa i przeniesienie ich na inny termin zamiast anulacji, wraz z wcześniejszym zaliczkowaniem (co jest korzystne kosztowo dla Zleceniodawców);
  • Wypracowanie spójnych i precyzyjnych wytycznych kryteriów / warunków kiedy będą mogły być odwoływane imprezy masowe;
  • Ujednolicenie rekomendacji dot. tego, które destynacje zagraniczne są niebezpieczne dla polskich turystów do komunikatów MSZ (aktualnie dysponujemy sprzecznymi danymi ze strony MSZ i GIS co powoduje problemy interpretacyjne na tle obowiązującej Ustawy o imprezach turystycznych);
  • Zmiana / rozszerzenie ustawy o imprezach turystycznych o obszar imprez B2B.

 

WSPARCIE ZE STRONY KLIENTÓW KOŃCOWYCH (KORPORACJE, SPÓŁKI SKARBU PAŃSTWA, ORGANIZACJE PRYWATNE I SPOŁECZNE):

  • Rozliczanie zrealizowanych już projektów w 2020 roku w trybie natychmiastowym (drastyczne skrócenie terminów płatności, które średnio wahają się pomiędzy 60, a 90 dni);
  • Pokrycie udokumentowanych kosztów anulacji projektów wraz z proporcjonalnym do stopnia zaawansowania prac wynagrodzeniem organizatora – jako branża nie jesteśmy w stanie w sposób bezkosztowy anulować projektów ze względu na zaciągnięte już zobowiązania (dostawcy,podwykonawcy, hotele, transport grupowy / lotniczy etc.) oraz poniesione koszty naszej pracy (zespoły ludzkie);
  • Sprawne i bez zbędnej zwłoki rozliczanie anulowanych lub częściowo zrealizowanych już projektów;
  • Przeznaczenie stałego miesięcznego budżetu w okresie tej kryzysowej sytuacji na rzecz utrzymania po stronie organizatorów jego zasobów i zespołów w stanie gotowości do realizacji zleceń po zakończeniu tego trudnego czasu (w przeciwnym wypadku nie będziemy w stanie zagwarantować sprawnej, wysokiej jakości obsługi w przyszłości);
  • Utrzymanie projektów (wydarzenia i wyjazdy) i przeniesienie ich na inny termin bez konieczności powtórnych procesów konkursowych / przetargowych;
  • Podejmowanie nowych zobowiązań wobec naszego sektora (zlecenia, umowy) przy pełnej świadomości sytuacji dot. koronowariusa możliwej anulacji projektu i pokrycia kosztów z tym związanych;
  • Zaliczkowanie już w tym momencie projektów zaplanowanych na jesień 2020.

 

Reasumując, bez zrozumienia wyjątkowości i powagi powyższej sytuacji oraz wsparcia organizacyjnego / finansowego – ze strony zarówno instytucji państwowych, jak i prywatnych zleceniodawców, pozwalającym na zachowanie ciągłości utrzymania naszych zasobów – czeka nas, wszystkich uczestników rynku głęboki kryzys branżowy, którego rezultatem będą:

a)głębokie cięcia kosztów stałych (w tym zwolnienia grupowe);

b)fala bankructw szczególnie dot. małych i średnich firm (w tym szczególnie konieczność wypłaty środków z Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego na pokrycie niezrealizowanych wyjazdów turystycznych);

c) nieuregulowanie zobowiązań u podwykonawców takich jak hotele, restauracje, obiekty, firmy transportowe – co wywoła efekt kuli śnieżnej ze względu na wagę zamówień klienta biznesowego na rynku;

d) utrata budowanego latami zaufania do Polski jako destynacji i do polskiej branży MICE – jako poważnego, konkurencyjnego globalnie partnera biznesowego – ze strony zagranicznych klientów (osób, firm, organizacji społecznych, związków sportowych, stowarzyszeń etc.);

e) brak możliwości sprawnego przywrócenia podaży ze strony naszego sektora po zakończeniu kryzysu (w przypadku głębokich oszczędności odbudowa zasobów w tym szczególnie zaufania ze strony naszych pracowników zajmie nam nie miesiące, ale lata).

Wierzymy zatem w otwartą, szczerą i przede wszystkim partnerską wspólną dyskusję, która pozwoli na sprawne, efektywne zarządzanie tą trudną sytuacją.

Wszystkim nam zależy na jak najszybszym wypracowaniu i wdrożeniu rozwiązań dzięki którym branża organizacji wydarzeń i wyjazdów biznesowych będzie mogła przetrwać trudny czas, a po normalizacji sytuacji niezwłocznie wrócić do pracy, oferując klientom niezmiennie usługi na najwyższym poziomie.

 

Dokument jest stanowiskiem:

  • Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR
  • Klubu Agencji Eventowych SAR
  • Stowarzyszenia Branży Eventowej SBE
  • Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel SOIT
  • Meeting Professional International Poland Chapter MPI
  • Stowarzyszenia Przedstawicieli Organizatorów Turystyki Biznesowej SITE Poland

 

Osoby kontaktowe:

Maria Zaremba maria.zaremba@sar.org.pl 512-609-934

Bartosz Bieszyński bartosz.bieszynski@gmail.com 503 – 825 – 086

 

English version below

POSITION STATEMENT OF THE MICE INDUSTRY REPRESENTATIVES ON THE CORONAVIRUS (SARS-COV-2) SITUATION

 

On behalf of organisations bringing together entities operating on the broadly defined events and business travel market , in light of the current situation we wish to present our joint position.

First of all, we would like to point out to all state institutions and end clients alike (corporations, private organisations, public administration bodies etc.) that the so called MICE market is worth ca. PLN 3 bn with over 30,000 jobs in its extended supply chain consisting, among others, of: event/ trip organisers, facilities/ hotels, providers of services including group/ air transport, logistics, catering or stage and technical equipment. Importantly, more than 95% of entities operating in our sector are SME representatives with Polish capital, resources and know-how.

Our core activity is to organise meetings / trips, which we hold throughout the year with a varying intensity depending on our clients’ business goals, available means and time schedules. Therefore, these are not long-term contracts that do not guarantee that we can continue to provide services over a longer period.

Considering the above mentioned economic factors, the impact of MICE industry on Poland’s GDP as well as the number of jobs in our industry, we, as an industry, advocate responsible and well-thought-out decision-making, always based on proven information that comes from reliable sources (for our sector the safety of our projects’ participants is of greatest importance, too).

In light of the above, decisions taken both at the government level and by respective organisations (with special focus on global corporations) to in fact cancel “overnight” all projects involving events and trips for the period of the coming six months pose a very high risk of insolvency and immediate cessation of our operations .

We can compare this situation to a natural disaster. Let us imagine that suddenly, for any reason whatsoever, the sales of cultivated crops become impossible. In a short time, agricultural producers disappear from the market. The whole supply chain is broken. This affects seed suppliers, agricultural processing plants, manufacturers of fertilisers and machines, lease providers and farm workers. Once the disaster is over, it will be extremely difficult to rebuild the production capacity, every step of the supply chain will suffer losses and the revived market demand will not be satisfied.

Therefore, addressing those threats that arise from the “daily” dynamics such as, among other things: the spectre of having to reduce fixed costs (e.g. collective redundancies), lines of credit coming to an end or lack of financial liquidity leading, for example, to being unable to settle the accounts payable to our suppliers with respect to the cancelled contracts, we call upon state institutions and private contracting parties alike (corporations, private businesses etc.) for partnership in this emergency situation, open communication and support in the following area:

 

INSTITUTIONAL SUPPORT FROM THE GOVERNMENT:

  • One-off or recurring direct financial support from the central budget for companies from our sector;
  • Readily available and low-interest lines of credit launched by state-owned financial institutions such as BGK;
  • Tax reliefs and exemptions for CIT and social security contributions (ZUS) (as long as the situation continues we will not be able to settle those accounts payable due to having no contracts from our clients and in the event of collective redundancies, the costs will be passed on to the State Treasury);
  • Maintaining the ongoing//pending projects (events and trips) by State Treasury companies and rescheduling rather than cancelling them, with earlier advance payment (which is cost-effective to Contracting Parties);
  • Working out consistent and precise guidelines on the criteria / conditions of when mass events can be cancelled;
  • Standardising the recommendations on which foreign destinations are unsafe to Polish tourists for Ministry of Foreign Affairs announcements (currently we have conflicting data from the Ministry of Foreign Affairs and from the Chief Sanitary Inspectorate, causing interpretation issues in the context of the currently applicable Law on Tourist Events);
  • Amending/ extending the Law on Tourist Events to include B2B events.

 

SUPPORT FROM END CLIENTS (CORPORATIONS, STATE TREASURY COMPANIES, PRIVATE AND SOCIAL ORGANISATIONS):

 

  • Immediate settlement of projects already completed in 2020 (drastically reducing the term of payment, which is, on average, between 60 and 90 days);
  • Covering the documented costs of project cancellation along with the organiser’s fee pro rata to the work progress – as an industry we are unable to cancel projects on a cost-free basis due to our commitments already undertaken (suppliers, sub-contractors, hotels, group/air transport etc.) and the already incurred costs of our work (work teams);
  • Settling smoothly and without undue delay the projects cancelled or partly completed;
  • Earmarking a fixed monthly budget during this emergency situation for keeping the organiser’s resources and teams on standby to perform contracts once this difficult time is over (otherwise we will not be able to guarantee smooth and high quality service in the future);
  • Maintaining projects (events and trips) and rescheduling them without the need for repeating relevant competition/ tendering procedures;
  • Undertaking new commitments to our sector (contracts, agreements) while being fully aware of the coronavirus situation i.e. possible project cancellation and incurring the related costs;
  • Making now the advance payments for projects planned for autumn 2020.

 

To sum it up, without the understanding of the unique and serious nature of the situation and without organisational / financial support from state institutions and private contracting parties alike to enable maintaining continuity of our resources, all of us market participants are in for a deep industry-wide crisis the results of which will be:

a) major cuts in fixed costs (including collective redundancies);

b) a wave of bankruptcies, especially of SMEs (including the need to disburse funds from the Tourism Guarantee Fund to cover the trips not delivered);

c) a failure to settle accounts payable to subcontractors such as hotels, restaurants, facilities, transport companies, which will trigger a snowball effect due to the importance of business clients’ contracts on the market;

d) the loss of trust in Poland as a destination and in the Polish MICE industry, which took years to build, as a serious, globally competitive business partner – among foreign clients (individuals, companies, social organisations, sports unions, associations etc.);

e) impossibility to smoothly restore our sector’s supply once the crisis is over (in the event of deep cost savings it will take us years rather than months to rebuild the resources, including the trust of our employees).

 

Hence we believe in an open, honest and, most of all, partnership-based discussion which will enable a smooth and effective management of this difficult situation.

 

We are all committed to working out and implementing solutions as soon as possible, to help the event and business travel industry weather this difficult time, and when the normal situation is restored, go back to work, invariably offering top quality services to clients.

 

contact persons:

Maria Zaremba maria.zaremba@sar.org.pl 512-609-934

Bartosz Bieszyński bartosz.bieszynski@gmail.com 503 – 825 – 086

 

The document is the position:

  • Marketing Communication Association SAR
  • Event Agency Club SAR
  • Events Industry Association – Poland
  • Polish Association of Incentive Travel Organisers SOIT
  • Meeting Professional International Poland Chapter MPI
  • Society for Incentive Travel Excellence SITE Poland

 

Recent Posts