Michał Kalarus- Wszystko, co warto wiedzieć o programach Hosted Buyers

Michał Kalarus- Wszystko, co warto wiedzieć o programach Hosted Buyers

Michał Kalarus,

redaktor naczelny, THINK MICE

 

Z branżą MICE związany od ponad 10 lat. Jest współtwórcą magazynu i portalu THINK MICE.

Jako redaktor naczelny kieruje pracą zespołu dziennikarzy, odpowiada za kształt oraz zawartość merytoryczną miesięcznika i portalu, który swoim zakresem obejmuje wszystkie segmenty przemysłu spotkań: eventy, wyjazdy incentive, kongresy i konferencje. Zajmuje się też tworzeniem tekstów informacyjnych oraz szerszych opracowań dotyczących branży MICE. Przeprowadził wiele wywiadów z krajowymi i zagranicznymi ekspertami, aktywnie uczestniczy w życiu branży, biorąc udział w licznych imprezach i targach poświęconych rynkowi MICE w Polsce i na świecie. Podejmowane w THINK MICE tematy opisuje w sposób pogłębiony i wieloaspektowy, dzięki czemu pokazują one rolę i znaczenie przemysłu spotkań m.in. w szeroko pojętej komunikacji marketingowej, employer brandingu czy marketingu miejsc. Prowadzi debaty i dyskusje branżowe, zasiada w jury konkursu „100 najbardziej wpływowych osób w polskiej turystyce”. W przeszłości przez wiele lat pracował w redakcjach innych mediów branżowych, współpracował też m.in. z redakcją Deutsche Welle i Reutersa.

 

WYWIAD

 

Justyna Szmidt: Tematem Pana wystąpienia podczas tegorocznego Meetings Week Poland w ramach panelu europejska wymiana doświadczeń w branży eventowej jest „Wszystko, co warto wiedzieć o programach Hosted Buyers”. Czy mógłby Pan w kilku słowach przybliżyć na czym polega program Hosted Buyers?

Michał Kalarus: Programy Hosted Buyers towarzyszą większości znanych targów branży MICE na świecie. Jest to narzędzie, mające przyciągnąć na daną imprezę targową, najbardziej pożądane osoby z punktu widzenia wystawców, czyli potencjalnych klientów. Organizatorzy targów chcą pozyskać wystawców, z kolei wystawcy, którzy inwestują pieniądze w pokazanie się na targach oczekują z tego tytułu korzyści w postaci zdobycia klientów. Programy Hosted Buyers służą temu, żeby nie pozostawiać tej kwestii przypadkowi. Oczywiście na targi i tak przychodzi spora grupa osób zainteresowanych poznaniem oferty wystawców i nawiązaniem z nimi współpracy, natomiast Hosted Buyersi są to najcenniejsi partnerzy, których obecność na targach znacznie zwiększa prawdopodobieństwo zwrotu z inwestycji.

J.Sz.: Do kogo kierowany jest program, co należy zrobić żeby do niego przystąpić oraz czy każdy może to zrobić?

M.K.: Program trafia do osób, które w reprezentowanych przez siebie firmach lub stowarzyszeniach podejmują kluczowe decyzje dotyczące zakupu usług MICE, czyli planują wydatki, wydarzenia, zamawiają usługi. Mogą to być firmy, które zlecają wydarzenia incentive, organizują eventy, konferencje. Organizatorom prawie zawsze zależy na pozyskaniu meeting plannerów z korporacji, meeting plannerów ze strony stowarzyszeń, reprezentantów agencji incentive, którzy zdobywają dla siebie klientów korporacyjnych i stowarzyszeniowych, biur PCO (Profesjonalni Organizatorzy Kongresów) i biur DMC (Destination Management Company), czasami również przedstawicieli agencji eventowych.

Żeby przystąpić do programu trzeba wypełnić aplikację. Można to zrobić bezpośrednio, najczęściej przez stronę targów, bardzo często dzieje się to również za pomocą pośredników. Przykładowo jako THINK MICE, jesteśmy organizatorem grup Hosted Buyers na targi ACE of MICE Exhibition w Turcji, Convene na Litwie, IMEX we Frankfurcie, IT&CMA w Bangkoku czy The Meeting Show w Londynie. W takim wypadku to my kontaktujemy się z organizatorem i proponujemy daną osobę, która się do nas zgłasza. Oczywiście i tak wypełnia ona wszystkie niezbędne dokumenty, a ostateczna decyzja należy do organizatora targów, jednak taka osoba otrzymując od nas rekomendację, budzi większe zaufanie po stronie organizatora.

W aplikacji, należy odpowiedzieć na szczegółowe pytania dotyczące tego, czym się zajmujemy, wykazać się projektami, które organizowaliśmy oraz przedstawić kontakty do klientów. Często trzeba też napisać uzasadnienie, dlaczego jest się zainteresowanym udziałem w programie. Następnie organizatorzy bardzo szczegółowo weryfikują te dane.

J.Sz.: Jakie są główne korzyści z przystąpienia do programu?

M.K.: Najbardziej pożądane korzyści z punktu widzenia biznesowego to możliwość nawiązania kontaktów biznesowych, poznania partnerów i firm, zbierania pomysłów, inspiracji. Natomiast wśród „twardych” korzyści należy wymienić przede wszystkim te finansowe. Organizatorzy zazwyczaj zapewniają przelot w obie strony, zakwaterowanie z reguły w hotelu 4- lub 5-gwiazdkowym, transfery z lotniska oraz na targi, wstęp na targi, do strefy dla Hosted Buyersów, gdzie można prowadzić rozmowy i umawiać spotkania, wstęp na większość wydarzeń towarzyszących i networkingowych. W zależności od targów Hosted Buyersi mogą w preferencyjnych cenach skorzystać z wyjazdów studyjnych tzw. Pre- lub Post-show tours, podczas których mogą zobaczyć atrakcje eventowe i obiekty, które chętnie reklamują się w ten sposób.

J.Sz: Jak ocenia Pan popularność tego typu programu w Polsce i w Europie? Czy w Polsce wciąż jeszcze nowością czy już normą?

M.K.: Nowością, nie. Zależy w jakich kategoriach będziemy to rozpatrywać. Jeśli mamy na myśli świadomość istnienia programów Hosted Buyers, zasad ich działania i brania w nich udziału to są one popularne i dużo osób z nich korzysta. Natomiast jeżeli chodzi o organizowanie programu Hosted Buyers na polskich targach, jest już z tym gorzej. Było kilka prób organizacji programów Hosted Buyers podczas imprez branżowych, ale po pierwsze były to nieduże programy – zapraszano kilka, kilkanaście osób, a po drugie imprezy te już dzisiaj nie funkcjonują. Na obecną chwilę w Polsce organizowane są wydarzenia skierowane raczej do polskiej branży eventowej i dostawców. Mam tu na myśli chociażby Forum Branży Eventowej, Meetings Week Poland czy konferencję Event Biznes.

J.Sz: Jest Pan związany z branżą MICE od ponad 10 lat, zna Pan bardzo dobrze kierunek rozwoju i trendy w tej dziedzinie. Jak Pan widzi przyszłość programu Hosted Buyers w perspektywie kilku lat?

M.K.: Jeśli powstałaby u nas duża impreza targowa dla rynku MICE o charakterze międzynarodowym pewnie pojawi się program Hosted Buyers. Póki nie ma takiej imprezy, nie ma też ku temu podstaw. Natomiast jeśli chodzi o samą popularność programów Hosted Buyers, myślę, że będą się one rozwijać. Powód jest prosty – przynoszą korzyści praktycznie każdej ze stron. Hosted Buyersi mają sfinansowany pobyt, dojazd i mogą dotrzeć do interesujących ich firm i partnerów, wystawcy mają z kolei możliwość nawiązania cennych kontaktów biznesowych, co gwarantują im organizatorzy. W efekcie korzystają na tym również same targi, które dzięki takiemu programowi nabierają prestiżu i są oceniane jako efektywniejsze biznesowo. A to przekłada się na to, że skuteczniej przyciągają wystawców.