Zaplanowane zostały cykliczne wydarzenia oraz kampania promująca działania Członków Stowarzyszenia. W kalendarz działań wpisane były inwestycje, uczestnictwo w eventach międzynarodowych i jeszcze większe zaangażowanie mówców z innych krajów w przygotowanych wydarzeniach branżowych.
Przyszedł jednak marzec 2020 a wraz z nim pandemia i większość planów należało dostosować do nowej rzeczywistości.
Mimo zawieszonych wydarzeń jak chociażby Meetings Week Poland ( kwiecień’20) paradoksalnie pracy było z każdym dniem więcej i więcej.
Nie było nastroju na celebrację 10 lat. Członkowie Stowarzyszenia zaangażowali się głównie w pracę na rzecz podtrzymania biznesu, utrzymania pracowników oraz relacji z klientami. Uczyli się radzić sobie w zupełnie nieprzewidywalnych warunkach.
W tym czasie członkowie Zarządu i biura SBE zamknięci w swoich domach opracowywali nowy plan i wdrażali nowe strategie, ale tym razem nie promocji branży lecz ratowania tego, co zostało.
Okres od marca d
o czerwca 2020 roku to czas niezwykle intensywnej pracy. Godziny rozmów przez telefon, setki wysyłanych emaili, przeciążone łącze internetowe przez wideo konferencje a wszystko po to, by zapanować nad sytuacją.
W tym czasie Stowarzyszenie Branży Eventowej zaangażowało się w tworzenie platformy TUgether, zrzeszając jako pierwsze inne stowarzyszenia branżowe (docelowo 30 różnych instytucji) w celu zebrania informacji na bieżące tematy oraz dialog z rządem polskim. Już pierwsze rozmowy z przedstawicielami nasunęły myśl, że „razem” jest raźniej i efektywniej. Dlatego Renacie Razmuk (członek zarządu SBE) pojawiła się koncepcja nazwy dla platformy – TUgether. Marta Chmielewska (prezes zarządu SBE) zaangażowała się w tworzenie Kodeksu Dobrych Praktyk w trakcie pandemii. Współpracowała blisko z przedstawicielami Klubu Agencji Eventowych żeby jak najrzetelniej przygotować propozycje etycznej współpracy. Żaneta Berus ( członek zarządu SBE) wypracowywała procedury i tworzyła listę wytycznych odmrażania. Dagmara Chmielewska (dyrektor zarządzająca SBE) zrzeszyła zespół do spraw międzynarodowych i w kontakcie z przedstawicielami z innych krajów opracowywali materiały o tym jak inne państwa radzą sobie z kryzysem. Łącząc za każdym razem siły z reprezentantami SOIT, SITE, SKKP, KAE SAR, SOIAR, PITE. To była prawdziwa siła współpracy.
Przyszedł też czas bardzo intensywnej pracy na rzecz członków Stowarzyszenia Branży Eventowej. Regularne wewnętrzne konsultacje z ekspertami, prawnikami czy radcami podatkowymi. Członkowie mogli zadać najbardziej nurtujące pytania o tarczę, o rozwiązywanie problemów z pracownikami czy negocjacje umów.
Pojawił się pomysł stworzenia Platformy Doradztwa Branżowego. Dwa razy w tygodniu Dagmara Chmielewska lub Krzysztof Łobodziński łączyli się on line z ekspertami różnych dziedzin i dostarczali branży najważniejszych, najpilniejszych i najbardziej potrzebnych informacji. Poruszali tematy często trudne, czasem inspirujące a czasem bardzo merytoryczne. To właśnie przez 3 miesiące w każdy wtorek i czwartek reprezentanci branży eventowej mogli dowiedzieć się co literalnie oznaczają punkty tarczy, jakie narzędzia HRowe mogą wprowadzić, jak wynegocjować warunki wynajmu, zainspirować się i znaleźć sposób na przebranżowienie lub wprowadzenie nowych produktów oraz jak bezpiecznie organizować wydarzenia.
W momencie, gdy zaczęły przychodzić wiadomości o kolejnych fazach odmrożenia gospodarki przyszedł pomysł Polska! Krajem Bezpiecznych Eventów. Niemal natychmiast Anna Auksel Radna Miasta Warszawy i Paweł Rabiej wiceprezydent Warszawy wyrazili chęć do dołączenia do projektu. Stowarzyszenie Branży Eventowej powołało Radę do spraw Bezpiecznych Eventów. Żaneta Berus we współpracy z Alicją Głuszek (Fundacją FOH) i Katarzyną Gadomską ( ŁOT) opracowały procedury bezpiecznych eventów, które zostały skonsultowane z Michałem Kibilem (adwokat) Iwoną Basiagą ( epidemiolog) i Andrzej Kruczyńskim ( ekspert ds. bezpieczeństwa imprez masowych). Gotowy materiał został zaakceptowany i opublikowany na stronach SBE. Natychmiast przetłumaczony został na język angielski przez Mateusza Czerwińskiego (WOT) i dziś służy branży eventowej w innych krajach. Tak powstał projekt Warszawa! Miasto bezpiecznych eventów. Zaraz za nią dołączyła Łódź- jako projekt Łódź! Miastem bezpiecznych eventów. Tym razem powstał dialog między przedstawicielami lokalnej branży z reprezentantami miasta. Misją projektu jest stworzenie ogólnopolskiej akcji, która ma do naszego kraju sprowadzić zagraniczne wydarzenia ale również zachęcić miasta do rozmów z branżą oraz pomóc przekonać się do brania udziału w wydarzeniach przygotowywanych według najwyższych standardów bezpieczeństwa.
Stowarzyszenie Branży Eventowej wiedziało, że bardzo potrzebny jest dialog w temacie odmrażania wydarzeń i, że należy skoncentrować się na problemach firm, które tworzą szeroko pojęty sektor przemysłu spotkań. Dlatego rozpoczęły się regularne konsultacje z biurem rzecznika małych i średnich przedsiębiorstw. Aż 12 organizacji zrzeszyło się tworząc grupę roboczą przy rzeczniku MŚP. Wszystkie organizacje złożyły wnioski o dołączenie do Rady Przedsiębiorców, a wszystko po to by między innymi policzyć wartość PKD całego sektora organizacji wydarzeń od wesel, przez koncerty i festiwale do targów, kongresów, konferencji aż po eventy korporacyjne z uwzględnieniem osób od techniki estradowej i technicznej czy managerów i zespoły muzyczne.
Przez cały okres pandemii 47 studentów Studium Event Management na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, którego SBE jest współorganizatorem, kontynuowało naukę organizacji wydarzeń. Choć na samym początku perspektywa prowadzenia zajęć przez Internet nieco przerażała, to w konsekwencji i wykładowcy, i sami studenci odnaleźli się w nowej formule. Z dumą 14 czerwca studenci zakończyli rok otrzymując swoje certyfikaty. Dzięki tym działaniom polski rynek eventowy zyskał kilkadziesiąt świetnie przygotowanych osób do pracy organizatora wydarzeń. Ci młodzi ludzie czekają na powrót wydarzeń a tym samym na rozpoczęcie pracy z głowami pełnymi pomysłów na nowe realizacje.
22 czerwca 2020 roku odbyło się pierwsze spotkanie branżowe w offlinie zorganizowane przez Stowarzyszenie Branży Eventowej. W networkingowym pikniku w Kuźni Golfa spotkało się ponad 100 osób spragnionych relacji z ludźmi i oczywiście pracy przy realizacji wydarzeń.
Sami przedstawiciele Stowarzyszenia Branży Eventowej nie wiedzą jak będzie wyglądać przyszłość. Zapowiadają jednak walkę o swoich członków i branżę do końca pandemii. Zdają sobie sprawę, że to właśnie dzięki spotkaniom o różnym charakterze można budować biznesy, podtrzymywać ekonomię kraju i przede wszystkim dbać o zdrowie psychiczne.
Co czeka branżę latem 2020 roku?
To pytanie pozostaje otwarte. Zawsze można śledzić profile społecznościowe Stowarzyszenia Branży Eventowej, dołączyć do niego i śledzić co przynosi kolejny dzień….