Rada do spraw bezpiecznego eventu

Propozycje procedur bezpieczeństwa

Stowarzyszenia Branży Eventowej dla eventów korporacyjnych, konferencji oraz targów w etapie odmrażania

Celem dokumentu jest wypracowanie jak najlepszych procedur dla obiektów, organizatorów i uczestników targów, wydarzeń biznesowych ze szczególnym uwzględnieniem niniejszych intencji:

  1. Ochrona zdrowia i życia osób zaangażowanych w realizację oraz uczestniczących w wydarzeniu. 
  2. Stopniowe i kontrolowane otwarcie sektora spotkań biznesowych, targów, imprez marketingowych, wydarzeń artystyczno-kulturalnych.

Wydarzenia typu: targi, wydarzenia korporacyjne, konferencje i kongresy stanowią znaczącą część polskiej gospodarki, przynoszącą rocznie wpływy na poziomie 34 miliardów PLN i tworzącą prawie 3% PKB.

Jest wiele  rodzajów wydarzeń biznesowych i wszystkie one dają polskim firmom niepowtarzalną możliwość promowania swoich produktów, osiągnięć naukowych oraz usług. Bez ich obecności na polskim rynku, a więc bez rychłego powrotu do ich organizowania – oczywiście z zachowaniem proponowanych poniżej norm bezpieczeństwa, nie będzie możliwe skuteczne konkurowanie polskich firm, w czasie i po ustaniu pandemii koronawirusa, zarówno na rynku krajowym jak i międzynarodowym.

Oczywiście poniższe wytyczne powinny być zgodne z aktualnymi zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego (GIS) oraz Ministerstwa Zdrowia (MZ).

Poniższymi wytycznymi, które mogą być wprowadzone w życie pokazujemy, iż organizatorzy, gestorzy obiektów oraz zwiedzający są świadomymi ludźmi, odpowiedzialnymi społecznie, i że są w stanie, tak jak można było zauważyć do tej pory, przestrzegać  określonych zasad sanitarnych i społecznych, takich jak np. zachowanie odpowiedniego dystansu, czy dezynfekowanie i mycie rąk.

Przypominamy, iż targi nie są imprezami masowymi (nigdy nie były w rozumieniu ustawy o imprezach masowych), trwają po kilka dni i można w ich trakcie  dosyć dokładnie kontrolować liczbę osób przebywających w jednym czasie na hali wystawienniczej czy w centrum kongresowym.

Na wydarzeniach korporacyjnych i konferencjach branżowych lista gości jest znana i możliwe jest zachowanie rozsądnego dystansu między uczestnikami.

  1. Optymalny termin zniesienia restrykcji dla organizacji wydarzeń korporacyjnych do 500 osób to 15 czerwca, konferencji do 500 osób 15 czerwca, małych targów B2B 1 lipca  oraz pozostałych targów i wydarzeń to 1 września 2020 roku.
  2. Wszystkie wytyczne opracowaliśmy zgodnie z uwagami Światowego Stowarzyszenia Targów UFI,  z podziałem na kilka najważniejszych kwestii dotyczących:
  1. Personelu (organizator, obsługa) i uczestników wydarzeń,
  2. Zachowania niezbędnej bezpiecznej odległości między osobami,
  3. Wdrożenia zaleceń GIS i MZ,
  4. Kontroli ilości uczestników,
  5. Przejrzystego systemu umożliwiającego sprawdzanie na bieżąco wdrożonych procedur

 

    3. Materiał dodatkowo został opracowany na podstawie:

  1. Wytycznych WHO 
  2. Zaleceń OECD
  3. Wytycznych RIEFL (niemieckie)
  4. Rekomendacji CDC  (amerykańskie)
  5. Wytycznych UFI – Światowego Stowarzyszenia Targów dla branży spotkań.

SCENARIUSZ A – BRAK TESTÓW:

I.                Personel i uczestnicy Montaż Wydarzenie Demontaż
Zapewnienie bezpieczeństwa personelu oraz wszystkich uczestników i organizatorów Przeprowadzić faktyczną analizę ryzyka (utworzenie kart ryzyka zaakceptowanych przez GIS i MZ na różne rodzaje spotkań) x x x
  1. Wdrożyć środki do dezynfekcji, maseczki ochronne, rękawiczki jednorazowe dla personelu i organizatora (noszą tam, gdzie jest to wymagane), a uczestnicy spotkań powinni przestrzegać ogólnie obowiązujących w tym zakresie zasad związanych np. z obowiązkiem noszenia maseczek lub/i rękawiczek.
  2. Środki do dezynfekcji osobistej na wejściu (ach) i w miejscach publicznych jak: toalety, miejsca cateringowe, szatnie itp., które będą uzupełniane na bieżąco.
  3. Ścisła kontrola dostępu
  4. Wyznaczenie ról dla personelu i ścisłe ich przestrzeganie/wyraźne wizualne wyróżnienie funkcji personelu
  5. Przestrzeganie zasad higieny i częste mycie rąk
 x x x
II. Montaż Wydarzenie Demontaż
Zachowanie bezpiecznej odległości Wprowadzić odpowiednie oznakowanie (nieraz barierki ochronne, oznakowanie podłogowe) kolejek do kas, wejść, restauracji, toalet  itp. z zachowaniem bezpiecznej odległości minimum 1,5 m (zalecane 2 m) między ludźmi - w zależności od rodzaju eventu x x x
Podczas konferencji towarzyszących zapewnić układ raczej teatralny, który najlepiej pozwala wykorzystać przestrzeń i jednocześnie zapewnić sugerowany dystans x x
Zapewnić odpowiednio szerokie przejścia na targach (co najmniej 3 m) i dostęp do stoisk zapewniający swobodny przepływ ludzi oraz wyraźny podział stref rejestracji, obsługi klienta oraz wejść zapewniając w miarę możliwości osobne wejście i wyjście. x x x
III. Montaż Wydarzenie Demontaż
Środki zapobiegawcze utracie zdrowia i wzmacniające bezpieczeństwo sanitarne Zapewnić kontrolę liczby ludzi wchodzących i wychodzących.

Zalecane jest zorganizowanie pomiaru temperatury osób wchodzących.

Umożliwienie odseparowania ewentualnych osób wykazujących objawy choroby – spełnienie procedury na taką sytuację/zakaz wstępu na wydarzenie

 x x x
Przestrzeganie obowiązujących norm sanitarnych i wytycznych GIS oraz MZ. Zakaz wpuszczania osób wykazujących objawy choroby i tych, u których mierniki zanotowały podwyższoną temperaturę (kierowanie ich do wyznaczonego pomieszczenia  i powiadomienie odpowiednich służb) x x X
Częste sprzątanie (harmonogram ustala organizator z obiektem w zależności od rodzaju i wielkości imprezy), dezynfekcja często używanych powierzchni jak drzwi, klamki, umywalki itp. (prowadzenie rejestru dezynfekcji) x x x
Zapewnienie punktów do dezynfekcji rąk oraz dostępu do łazienek, wody i mydła (zalecane częste mycie rąk). x x x
  1. Zapewnienie bezdotykowej obsługi płatniczej (karty zamiast gotówki)
  2. Bilety elektroniczne, kontrola bezdotykowa
  3. Umożliwienie spotkań między wystawcami i klientami z zachowaniem bezpiecznej odległości 1,5 między osobami (zalecane 2 m)
  4. Foldery powinny być przekazywane drogą elektroniczną, a próbki produktów w opakowaniach
 X x x
Zapewnienie dobrej, wydajnej wentylacji pomieszczeń z efektywną wymianą powietrza w pomieszczeniach zamkniętych lub częste wietrzenie sal i pomieszczeń wspólnych w celu skutecznej wymiany powietrza w pomieszczeniach. Zalecane dodatkowe przerwy, aby można było pomieszczenia przewietrzyć. x x x
Zapewnienie odrębnego wywozu nieczystości po każdym wydarzeniu oraz zapewnienie osobnych pojemników na zużyte maseczki czy rękawiczki. x x x
Zapewnienie dezynfekcji i regularnego sprzątania stoisk. x
Odpowiednia dezynfekcja powierzchni wspólnych (powierzchni lad, klamek, poręczy, drzwi, siedzisk, kanap, stołów, krzeseł etc.) w zależności od instrukcji ryzyka z jasnym  określeniem środków do dezynfekcji - minimum 70% alkoholu .

Należy zapewnić raczej takie wyposażenie, aby była możliwa szybka i częsta dezynfekcja – unikać powierzchni tapicerowanych i porowatych.

 x x x
IV. Montaż Wydarzenie Demontaż
Kontrola ilości osób
  1. Regularne monitorowanie liczby osób uczestniczących w wydarzeniu:  w przejściach, przy wejściach.
  2. Wprowadzenie jasnego podziału strefy wejść, wyjść, rejestracji oraz innych stref np. cateringowej dla łatwiejszej kontroli liczby ludzi przebywających w nich w tym samym czasie poprzez wyznaczanie np. różnych czasów/stref wejścia
  3. Kontrola wejść i wyjść na wejściach do hali/sali, a o ile to możliwe zapewnienie monitoringu ruchu za pomocą aplikacji (w większych obiektach o ile dysponują takimi możliwościami)
 x x x
  1. Wdrożenie rejestracji online i uruchomienie bezkontaktowego systemu weryfikacji obecności z e-wejściówkami lub samodzielnego druku wejściówek na miejscu/w domach celem uniknięcia kolejek w rejestracji
  2. W przypadku konieczności wykorzystania długopisów należy zapewnić oddzielne dla każdego uczestnika lub poprosić o używanie swoich własnych
 x
  1. Kontrola ilości osób na wydarzeniu – zalecana minimum 1 osoba na 2 m² - do 4m² (w zależności od rodzaju eventu, sprecyzowane w kartach ryzyka).
  2. Zmieniona organizacja pracy: zalecane wydłużenie okresu montażu i demontażu, aby uniknąć spiętrzenia prac w tym samym czasie (zmianowość) - kolejne ekipy wchodzą i pracują samodzielnie według harmonogramu.
 x x
Przestrzeganie zasad dotyczących liczby osób na danej powierzchni (minimum 2 m² na osobę,  - do 4m² w zależności od rodzaju eventu) oraz dopasowanie do tych wymogów liczby sprzedawanych biletów w określonym czasie (np. rozłożenie ilości biletów na poszczególne dni) x
  1. Odpowiednio przygotowane powierzchnie cateringowe – unikać bufetowego jedzenia, a raczej stosować jedzenie w jednorazowych opakowaniach na wynos.
  2. Możliwe jedzenie przy stolikach z zachowaniem odległości.
  3. Regularne sprzątanie i dezynfekcja powierzchni wspólnych: lady, stoliki itp. oraz dezynfekcja stolika po każdej osobie z niego korzystającej.
 x
V. Montaż Wydarzenie Demontaż
Praca wyłącznie na podstawie jasnych harmonogramów z jasno zdefiniowanym zakresem obowiązków x x x
Prowadzenie rejestru dezynfekcji x x x
Ustanowienie i zapewnienie bezpośredniej i bieżącej komunikacji z władzami lokalnymi x x x
Zapewnienie odizolowanych punktów medycznych, gdzie możliwe jest udzielenie pierwszej pomocy, umiejscowienie pacjenta do czasu zabrania go transportem medycznym do szpitala. x x x
Wprowadzenie w życie odpowiednich szkoleń z zasad higieny, dezynfekcji oraz przestrzegania innych norm sanitarnych przez personel x
  1. Stworzenie regulaminu wydarzenia dla uczestników i personelu, zawierającego prawo organizatora do odmowy wstępu osobom chorym na event/targi;
  2. Zakaz wstępu na event z podwyższoną temperaturą lub objawami choroby;
  3. W przypadku monitoringu temperatury zgoda na monitorowanie temperatury;
  4. Zbieranie danych kontaktowych od uczestników eventu oraz osób pracujących przy organizacji (rekomendacja imię, nazwisko, adres, telefon).

 
Wyznaczenie personelu stale monitorującego najnowsze doniesienia od władz sanitarnych i natychmiastowe rzetelne informowanie wszystkich uczestników wydarzenia oraz personelu o nowych wytycznych. Odpowiednie sterowanie przepływem wiadomości, aby efektywnie kontrolować przebieg pandemii. x
Wprowadzenie procedur umożliwiających szybkie, bieżące informowanie potencjalnych klientów (wystawców, odwiedzających) i odpowiadanie na ich pytania – tzw. hotline. x x x
Monitorowanie przepływu ludzi przy zastosowaniu nowoczesnych technologii w miarę możliwości (np. aplikacje mobilne, specjalne bransoletki itp.), ale nawet tradycyjne opaski (wydana ilość) też się sprawdzą. x