Rada do spraw bezpiecznego eventu
Propozycje procedur bezpieczeństwa
Stowarzyszenia Branży Eventowej dla eventów korporacyjnych, konferencji oraz targów w etapie odmrażania
Celem dokumentu jest wypracowanie jak najlepszych procedur dla obiektów, organizatorów i uczestników targów, wydarzeń biznesowych ze szczególnym uwzględnieniem niniejszych intencji:
- Ochrona zdrowia i życia osób zaangażowanych w realizację oraz uczestniczących w wydarzeniu.
- Stopniowe i kontrolowane otwarcie sektora spotkań biznesowych, targów, imprez marketingowych, wydarzeń artystyczno-kulturalnych.
Wydarzenia typu: targi, wydarzenia korporacyjne, konferencje i kongresy stanowią znaczącą część polskiej gospodarki, przynoszącą rocznie wpływy na poziomie 34 miliardów PLN i tworzącą prawie 3% PKB.
Jest wiele rodzajów wydarzeń biznesowych i wszystkie one dają polskim firmom niepowtarzalną możliwość promowania swoich produktów, osiągnięć naukowych oraz usług. Bez ich obecności na polskim rynku, a więc bez rychłego powrotu do ich organizowania – oczywiście z zachowaniem proponowanych poniżej norm bezpieczeństwa, nie będzie możliwe skuteczne konkurowanie polskich firm, w czasie i po ustaniu pandemii koronawirusa, zarówno na rynku krajowym jak i międzynarodowym.
Oczywiście poniższe wytyczne powinny być zgodne z aktualnymi zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego (GIS) oraz Ministerstwa Zdrowia (MZ).
Poniższymi wytycznymi, które mogą być wprowadzone w życie pokazujemy, iż organizatorzy, gestorzy obiektów oraz zwiedzający są świadomymi ludźmi, odpowiedzialnymi społecznie, i że są w stanie, tak jak można było zauważyć do tej pory, przestrzegać określonych zasad sanitarnych i społecznych, takich jak np. zachowanie odpowiedniego dystansu, czy dezynfekowanie i mycie rąk.
Przypominamy, iż targi nie są imprezami masowymi (nigdy nie były w rozumieniu ustawy o imprezach masowych), trwają po kilka dni i można w ich trakcie dosyć dokładnie kontrolować liczbę osób przebywających w jednym czasie na hali wystawienniczej czy w centrum kongresowym.
Na wydarzeniach korporacyjnych i konferencjach branżowych lista gości jest znana i możliwe jest zachowanie rozsądnego dystansu między uczestnikami.
- Optymalny termin zniesienia restrykcji dla organizacji wydarzeń korporacyjnych do 500 osób to 15 czerwca, konferencji do 500 osób 15 czerwca, małych targów B2B 1 lipca oraz pozostałych targów i wydarzeń to 1 września 2020 roku.
- Wszystkie wytyczne opracowaliśmy zgodnie z uwagami Światowego Stowarzyszenia Targów UFI, z podziałem na kilka najważniejszych kwestii dotyczących:
- Personelu (organizator, obsługa) i uczestników wydarzeń,
- Zachowania niezbędnej bezpiecznej odległości między osobami,
- Wdrożenia zaleceń GIS i MZ,
- Kontroli ilości uczestników,
- Przejrzystego systemu umożliwiającego sprawdzanie na bieżąco wdrożonych procedur
3. Materiał dodatkowo został opracowany na podstawie:
- Wytycznych WHO
- Zaleceń OECD
- Wytycznych RIEFL (niemieckie)
- Rekomendacji CDC (amerykańskie)
- Wytycznych UFI – Światowego Stowarzyszenia Targów dla branży spotkań.
SCENARIUSZ A – BRAK TESTÓW:
I. Personel i uczestnicy | Montaż | Wydarzenie | Demontaż | |
Zapewnienie bezpieczeństwa personelu oraz wszystkich uczestników i organizatorów | Przeprowadzić faktyczną analizę ryzyka (utworzenie kart ryzyka zaakceptowanych przez GIS i MZ na różne rodzaje spotkań) | x | x | x |
|
x | x | x |
II. | Montaż | Wydarzenie | Demontaż | |
Zachowanie bezpiecznej odległości | Wprowadzić odpowiednie oznakowanie (nieraz barierki ochronne, oznakowanie podłogowe) kolejek do kas, wejść, restauracji, toalet itp. z zachowaniem bezpiecznej odległości minimum 1,5 m (zalecane 2 m) między ludźmi - w zależności od rodzaju eventu | x | x | x |
Podczas konferencji towarzyszących zapewnić układ raczej teatralny, który najlepiej pozwala wykorzystać przestrzeń i jednocześnie zapewnić sugerowany dystans | x | x | ||
Zapewnić odpowiednio szerokie przejścia na targach (co najmniej 3 m) i dostęp do stoisk zapewniający swobodny przepływ ludzi oraz wyraźny podział stref rejestracji, obsługi klienta oraz wejść zapewniając w miarę możliwości osobne wejście i wyjście. | x | x | x |
III. | Montaż | Wydarzenie | Demontaż | |
Środki zapobiegawcze utracie zdrowia i wzmacniające bezpieczeństwo sanitarne | Zapewnić kontrolę liczby ludzi wchodzących i wychodzących.
Zalecane jest zorganizowanie pomiaru temperatury osób wchodzących. Umożliwienie odseparowania ewentualnych osób wykazujących objawy choroby – spełnienie procedury na taką sytuację/zakaz wstępu na wydarzenie |
x | x | x |
Przestrzeganie obowiązujących norm sanitarnych i wytycznych GIS oraz MZ. Zakaz wpuszczania osób wykazujących objawy choroby i tych, u których mierniki zanotowały podwyższoną temperaturę (kierowanie ich do wyznaczonego pomieszczenia i powiadomienie odpowiednich służb) | x | x | X | |
Częste sprzątanie (harmonogram ustala organizator z obiektem w zależności od rodzaju i wielkości imprezy), dezynfekcja często używanych powierzchni jak drzwi, klamki, umywalki itp. (prowadzenie rejestru dezynfekcji) | x | x | x | |
Zapewnienie punktów do dezynfekcji rąk oraz dostępu do łazienek, wody i mydła (zalecane częste mycie rąk). | x | x | x | |
|
X | x | x | |
Zapewnienie dobrej, wydajnej wentylacji pomieszczeń z efektywną wymianą powietrza w pomieszczeniach zamkniętych lub częste wietrzenie sal i pomieszczeń wspólnych w celu skutecznej wymiany powietrza w pomieszczeniach. Zalecane dodatkowe przerwy, aby można było pomieszczenia przewietrzyć. | x | x | x | |
Zapewnienie odrębnego wywozu nieczystości po każdym wydarzeniu oraz zapewnienie osobnych pojemników na zużyte maseczki czy rękawiczki. | x | x | x | |
Zapewnienie dezynfekcji i regularnego sprzątania stoisk. | x | |||
Odpowiednia dezynfekcja powierzchni wspólnych (powierzchni lad, klamek, poręczy, drzwi, siedzisk, kanap, stołów, krzeseł etc.) w zależności od instrukcji ryzyka z jasnym określeniem środków do dezynfekcji - minimum 70% alkoholu .
Należy zapewnić raczej takie wyposażenie, aby była możliwa szybka i częsta dezynfekcja – unikać powierzchni tapicerowanych i porowatych. |
x | x | x |
IV. | Montaż | Wydarzenie | Demontaż | |
Kontrola ilości osób |
|
x | x | x |
|
x | |||
|
x | x | ||
Przestrzeganie zasad dotyczących liczby osób na danej powierzchni (minimum 2 m² na osobę, - do 4m² w zależności od rodzaju eventu) oraz dopasowanie do tych wymogów liczby sprzedawanych biletów w określonym czasie (np. rozłożenie ilości biletów na poszczególne dni) | x | |||
|
x | |||
V. | Montaż | Wydarzenie | Demontaż | |
Praca wyłącznie na podstawie jasnych harmonogramów z jasno zdefiniowanym zakresem obowiązków | x | x | x | |
Prowadzenie rejestru dezynfekcji | x | x | x | |
Ustanowienie i zapewnienie bezpośredniej i bieżącej komunikacji z władzami lokalnymi | x | x | x | |
Zapewnienie odizolowanych punktów medycznych, gdzie możliwe jest udzielenie pierwszej pomocy, umiejscowienie pacjenta do czasu zabrania go transportem medycznym do szpitala. | x | x | x | |
Wprowadzenie w życie odpowiednich szkoleń z zasad higieny, dezynfekcji oraz przestrzegania innych norm sanitarnych przez personel | x | |||
|
||||
Wyznaczenie personelu stale monitorującego najnowsze doniesienia od władz sanitarnych i natychmiastowe rzetelne informowanie wszystkich uczestników wydarzenia oraz personelu o nowych wytycznych. Odpowiednie sterowanie przepływem wiadomości, aby efektywnie kontrolować przebieg pandemii. | x | |||
Wprowadzenie procedur umożliwiających szybkie, bieżące informowanie potencjalnych klientów (wystawców, odwiedzających) i odpowiadanie na ich pytania – tzw. hotline. | x | x | x | |
Monitorowanie przepływu ludzi przy zastosowaniu nowoczesnych technologii w miarę możliwości (np. aplikacje mobilne, specjalne bransoletki itp.), ale nawet tradycyjne opaski (wydana ilość) też się sprawdzą. | x |